¿Y los planes de contingencia, será que no son con nosotros?

En los últimos días, mirando la tragedia de Nueva Orleans, una tragedia de incalculables consecuencias humanas y materiales, es inevitable pensar en si nuestras organizaciones pueden aprender algo de esta durísima experiencia.

Claramente, desde el punto de vista tecnológico, se presentan muchas inquietudes. ¿Cómo se pueden manejar las comunicaciones en caso de un desastre de esta magnitud? ¿Cómo podemos preparar a nuestras organizaciones, para que Dios no lo permita, tengan que enfrentar una situación de esta magnitud y volver a entrar en operación a la brevedad posible? Sin lugar a dudas, más de uno puede pensar que nosotros estamos muy alejados de estas situaciones, y que por lo tanto no debemos preocuparnos. Por lo pronto, yo pienso que son muchas las cosas en las que sí podemos prever y tener control, así me tilden de pesimista.

¿Se han puesto a pensar qué pasaría si de la noche a la mañana no tuvieran dinero disponible, porque el Banco, con quien ustedes trabajan quedó completamente destruido, sin acceso a registros, sin tarjetas, ni cuentas? ¿Y qué tal no poder acreditar que son los dueños de sus pertenencias, las pocas que hubieran quedado tras el evento, porque no hay registro disponible que así lo demuestre? ¿Qué tal copias de los documentos de identidad, certificados de nacimiento, pasaportes, registros y certificados de impuestos?¿Y la última y peor, no tener clientes porque ordenaron la evacuación completa de la ciudad donde residen? Hasta hace 8 días, esto era impensable, pero ocurrió. A partir del 8 de septiembre Nueva Orleans tiene orden de completa evacuación, sin saber fecha de regreso, si lo llega a haber.

Realmente es la peor crisis que he tenido que presenciar. ¿Pero, se puede hacer algo al respecto, para poder continuar con la vida después de la tragedia? Sin lugar a dudas creo que como administradores, una de las responsabilidades que tenemos para con nuestros accionistas, nuestros empleados y nuestros clientes, es la de generar un plan de contingencia sólido y operable. No pretendo pensar que lo razonable sería tener todo bajo un bunker capaz de resistir una guerra nuclear. Sin embargo, la tecnología de hoy nos permite algunas alternativas de bajo costo. Si el problema de confidencialidad no es algo que le preocupe demasiado, un cuenta de google mail (2GB) puede almacenar las imágenes de escrituras, registros y documentos importantes de una organización o persona, esto es gratis. También puede contar con diversos servicios de almacenamiento, como Streamload, Mirra, o XDrive, en donde, por ejemplo, usted puede almacenar hasta 10GB gratis, o en los cuales por menos de US$ 100 al año puede almacenar ilimitada cantidad de datos y bajar hasta 120GB de datos. Son servicios baratos, que le permiten a las organizaciones y a las personas, tener copias en un lugar externo, no solo a la organización, sino a la ciudad donde se encuentren localizadas. Este proceso, es muy barato, sólo requiere de disciplina para mantenerlo actualizado. Claramente estos servicios serían los requeridos para mantener copias de las principales bases de datos de la organización para poder re-iniciar nuevamente la operación.

El tener contratos de prestación de servicios de alquiler de oficinas con los equipos y comunicaciones que su organización requiere, es algo que también podría ser contemplado. Sistemas de teletrabajo, para que la gente trabaje desde su casa, o lugares diferentes a la oficina, pueden ser una alternativa también de bajo costo. Sin lugar a dudas, en el caso de un desastre generalizado en la ciudad de radicación, no sería útil, pero en caso de un problema estructural en la edificación de la organización, puede brindar alternativas.

Las entidades públicas y financieras deberían tener, por obligación legal, una copia de sus estructuras de datos y archivos en una ciudad diferente a la de su sede principal. Su responsabilidad para con los clientes es sin lugar a dudas inmensa. ¿Qué tipo de fenómenos podrían generar este tipo de complicaciones para nuestras organizaciones? Terrorismo, terremoto, incendio son algunos. ¿Qué podemos hacer, para que no cueste más el collar que el perro, para poder tener alternativas de recuperación rápida de los procesos de producción?

En la era del conocimiento, es más viable tener disponible una copia, prácticamente en tiempo real, de la operación de nuestra organización. Es indispensable garantizar una manera para poner en funcionamiento nuevamente a la organización, y recuperar el accionar de la organización a la brevedad posible. En organizaciones cuyo accionar no depende de una fuerte infraestructura física, no tenemos disculpa alguna de por qué no tenemos un plan de contingencia disponible para enfrentar las eventualidades que se pudieran presentar.

Nuestras oraciones por todas las víctimas de Katrina.

Espero sus comentarios en mi blog: http://sergiogutierrezb.blogspot.com/